2021 Sep. Oct Vol.119

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2021 Sep. Oct Vol.119

‘바쁘다’는 말을 입에 달고 사는 직장인들. 하지만 정작 일을 제대로 하는 사람은 많지 않다. 일 잘하는 사람들에게는 공통적인 업무 습관이 있다. 바로, 우선순위를 제대로 파악해 급한 일은 빨리 처리해서 잊고 중요한 일에 집중한다는 것이다. 일 잘하는 사람은 본능적으로 알고 일 못하는 사람은 평생 가도 모른다는 ‘우선순위 결정법’을 정리했다.

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일의 우선순위 정하는 법

Write. 윤진아
Reference. <우선순위 법칙>, <일, 시간, 성과>

‘바쁘다’는 말을 입에 달고 사는 직장인들. 하지만 정작 일을 제대로 하는 사람은 많지 않다. 일 잘하는 사람들에게는 공통적인 업무 습관이 있다. 바로, 우선순위를 제대로 파악해 급한 일은 빨리 처리해서 잊고 중요한 일에 집중한다는 것이다. 일 잘하는 사람은 본능적으로 알고 일 못하는 사람은 평생 가도 모른다는 ‘우선순위 결정법’을 정리했다.

시간 관리의 첫걸음
일을 구분하라!



늘 일에 쫓기는 사람이 있다. 분명 열심히 하는 것 같은데 쏟는 에너지에 비해 성과는 평범하거나 미약하다. 반면, 맡은 일도 많고 중요해 보이는데 어느새 말끔히 처리하고 늘 여유롭게 칼퇴근하는 사람이 있다. 일 잘하는 사람의 비결은 ‘일의 우선순위’를 알고 있다는 것이다. 혹시 당신이 평소 당신에게 주어진 모든 일을 100%의 완성도로 처리해내고 있다면, 안타깝게도 일을 잘하는 게 아니라 우선순위를 모르는 것일 수도 있다. 지금 내가 하고 있는 일이 ‘덜 중요한 일’이라면 완성도가 좀 떨어지더라도 어느 정도 선에서 마무리하고 ‘더 중요한 일’에 집중해야 한다.

시간은 모두에게 공평하다. 우선순위에 따라 일을 다스린다는 것은 당장의 하루뿐 아니라 일주일, 한 달, 1년, 10년, 나아가 인생의 성패를 짓는 중요한 요소가 된다. 일의 우선순위를 정해놓지 않는다면, 다른 이들의 ‘긴급도’에 휘둘려 매일 모든 시간을 ‘급한 불’을 끄는 데 소요해야 할 것이다. 내 삶의 우선순위를 정하지 않으면 다른 사람이 정해주는 삶을 살아갈 수밖에 없다. 이제 가짜 일과 작별하고 가장 중요한 진짜 일에 몰입하자.



무엇을 더 먼저,
무엇을 더 열심히
할 것인가?



대부분의 직장인이 끝없이 반복되는 매우 다양한 일을 소화하고 있다. 자신의 주된 업무를 수행하면서도 수시로 동료의 업무 협조 요청에 응해야 하고, 후배에게 일을 가르치거나 자신의 역량을 개발하는 일에도 시간을 투자해야 한다. 또 일정 점검, 회의록 작성, 자료 정리와 공유 등등 내 성과와 직결되진 않지만 조직이 원활하게 돌아가는 데 필수적인 다양한 업무가 산재한다. 아래 기준을 우선순위 설정 도구로 활용해보자. 경영컨설턴트 스티븐 코비가 만든 ‘우선순위 매트릭스’는 크게 4가지로 일의 경중을 나눈다. 중요도와 긴급도에 따라 순위를 매긴 후 둘을 조합하면 일의 우선순위를 파악할 수 있다.

① 중요하고 급한 일

예: 중요한 프레젠테이션 준비, 고객사 미팅, 마감이 임박한 납품 관련 업무 등
그 어떤 업무보다 가장 먼저 처리해야 하는 영역이다. 일의 결과가 개인의 핵심역량을 드러내거나 승진/이직에 결정적인 역할을 하기 때문에 잘 처리해야 한다. 방해물들을 제거하고 덩어리 시간을 확보해 하루 일과의 70%는 이 영역의 업무에 할애하길 권한다.

② 중요하지 않고 급한 일

예: 중요하지 않은 이메일 회신, 교통편 예약, 점심 식사 메뉴 선정 등
일상적이고 반복적인 단발성 업무로, 일시적이지만 시간제한이 있어서 무작정 수행하다 보면 내 본연의 업무를 방해받기 쉽다. 가능한 자동화해 빠른 속도로 해버리거나 다른 사람에게 위임하고, 중요한 일에 집중할 수 있도록 에너지를 조절해야 한다. 이 영역의 일들은 최대한 예측/대비/통제하여 하루 10% 이하로 축소하는 게 좋다.

③ 중요하지만 급하지 않은 일

예: 레퍼런스 찾기, 외국어 공부, 업무 네트워킹 맺기, 운동 등
‘미래준비성 업무’로, 당장 성과가 눈에 띄게 나타나지는 않지만 개인과 조직의 미래를 위해 꼭 수행해야 하는 장기적 과업이다. 큰 업무 성과로 이어질 수 있고 추후 영향력 있는 결과를 가져올 중요한 일들이지만, 시간의 압박이 없기 때문에 간과하거나 놓치기 쉽다. 하루 일과의 15% 정도는 미래준비성 업무에 할애하길 권한다.

④ 중요하지도 않고 급하지도 않은 일

예: 업무 외적인 인물과의 식사, 인터넷 서핑, 개인 SNS 업로드나 댓글 달기 등
다른 영역의 일을 모두 마친 뒤에 처리해도 괜찮은 활동으로, 중요하고 긴급한 일에 몰입할 시간을 빼앗는다. 실제로, 일하다가도 SNS 메시지나 사내 메신저가 팝업창에 뜨면 곧장 확인해야 하고, 메일과 소셜미디어를 습관처럼 확인하는 직장인이 많다. 한번 딴짓을 시작하면 다시 업무에 집중하기까지 꽤 시간이 걸린다. 당연히 일은 더 오래 걸리고 스트레스도 더 받는 만큼, 업무시간에는 이 영역의 활동은 가급적 제거해야 한다.

시간을 내 편으로 만드는 우선순위 법칙

주간 시간계획 수립하기

한 주의 과업을 미리 생각해보고, 어디에 시간을 할애할지 선제적으로 결정하자. 개인이 맡고 있는 본업과 주요과제, 즉 ‘본질적 업무’에 집중하는 시간을 늘리는 것이 키포인트다. 계획한 항목은 시작/진행/종료시간을 구체적으로 정해야 한다. 할 일, 시기, 시간 할당을 명확히 해두면 무엇을 할지 그리고 무엇을 하지 않을지를 명확히 파악할 수 있다.

‘하지 않을 일’도 명확히

해야 할 일을 잘 해내는 것 못지않게 ‘하지 않아도 될 일을 하지 않는 것’이 생산성 향상의 비결이다. ‘할 일 목록’에 있는 ‘우선순위 없는 너무 많은 일’은 업무 효율성 저하를 초래한다. 우선순위를 정했다면 하루에 ‘가장 중요한 빅3 업무’만이라도 제대로 해내자는 규칙을 세우자. 할 일 목록은 이전보다 줄었지만 해낸 일의 양은 이전과 비교해 결코 작지 않으며, 오히려 같은 일을 할 때 시간이 단축되고 힘은 덜 들이는 놀라운 경험을 할 것이다.

내 생산성 곡선에 맞춰 업무시간 할애하기

누구나 특히 정신이 맑고 업무효율이 높은 시간대가 있다. 이 시간에 중요한 일을 하고, 일상적인 과업은 피해야 한다. 만약 당신이 가장 생산적인 시간대가 오전이라면, 아침부터 이메일 관리와 처리에 시간을 할애하지 말자. 가장 집중력이 높은 황금시간을 다른 사람들의 우선순위에 끌려들어가 대응하는 것으로 시간을 허비해선 안 된다.

한 번에 한 가지 일에 집중하기

한 가지 일에서 다른 일로 다시 집중할 때까지 평균 25분의 시간이 필요하며, 이때 정보처리 능력과 판단력이 저하된다는 연구결과가 있다. 사실 인간의 뇌는 멀티태스킹이 불가능한 구조다. 의도적으로 집중력과 효율성을 향상할 환경을 조성하고, 한 번에 한 가지 일에만 집중해야 한다. 집중력도 훈련이다. 내가 집중할 수 있는 시간을 파악하고, 그 시간에는 한 가지 일을 어느 수준까지 마치겠다는 소소한 목표 설정도 작은 성취를 이루는 팁이다.

휴식도 전략이다!

대부분의 성공은 단기간에 얻어지는 것이 아니다. 장기적인 성취를 위해서는 휴식이 오히려 가장 좋은 전략이 된다. 시간을 더 잘 쓰려면 소진한 에너지를 충전할 ‘회복의 시간’이 필수적이다. 휴식에 포함되는 영양 섭취, 운동, 관계 맺기가 생산성 향상에 기여한다는 연구결과도 많은 만큼, 적정한 휴식 시간을 전략적으로 일과에 포함해야 한다.