시간 관리의 첫걸음
일을 구분하라!

늘 일에 쫓기는 사람이 있다. 분명 열심히 하는 것 같은데 쏟는 에너지에 비해 성과는 평범하거나 미약하다. 반면, 맡은 일도 많고 중요해 보이는데 어느새 말끔히 처리하고 늘 여유롭게 칼퇴근하는 사람이 있다. 일 잘하는 사람의 비결은 ‘일의 우선순위’를 알고 있다는 것이다. 혹시 당신이 평소 당신에게 주어진 모든 일을 100%의 완성도로 처리해내고 있다면, 안타깝게도 일을 잘하는 게 아니라 우선순위를 모르는 것일 수도 있다. 지금 내가 하고 있는 일이 ‘덜 중요한 일’이라면 완성도가 좀 떨어지더라도 어느 정도 선에서 마무리하고 ‘더 중요한 일’에 집중해야 한다.

시간은 모두에게 공평하다. 우선순위에 따라 일을 다스린다는 것은 당장의 하루뿐 아니라 일주일, 한 달, 1년, 10년, 나아가 인생의 성패를 짓는 중요한 요소가 된다. 일의 우선순위를 정해놓지 않는다면, 다른 이들의 ‘긴급도’에 휘둘려 매일 모든 시간을 ‘급한 불’을 끄는 데 소요해야 할 것이다. 내 삶의 우선순위를 정하지 않으면 다른 사람이 정해주는 삶을 살아갈 수밖에 없다. 이제 가짜 일과 작별하고 가장 중요한 진짜 일에 몰입하자.

무엇을 더 먼저,
무엇을 더 열심히
할 것인가?

대부분의 직장인이 끝없이 반복되는 매우 다양한 일을 소화하고 있다. 자신의 주된 업무를 수행하면서도 수시로 동료의 업무 협조 요청에 응해야 하고, 후배에게 일을 가르치거나 자신의 역량을 개발하는 일에도 시간을 투자해야 한다. 또 일정 점검, 회의록 작성, 자료 정리와 공유 등등 내 성과와 직결되진 않지만 조직이 원활하게 돌아가는 데 필수적인 다양한 업무가 산재한다. 아래 기준을 우선순위 설정 도구로 활용해보자. 경영컨설턴트 스티븐 코비가 만든 ‘우선순위 매트릭스’는 크게 4가지로 일의 경중을 나눈다. 중요도와 긴급도에 따라 순위를 매긴 후 둘을 조합하면 일의 우선순위를 파악할 수 있다.

① 중요하고 급한 일

예: 중요한 프레젠테이션 준비, 고객사 미팅, 마감이 임박한 납품 관련 업무 등
그 어떤 업무보다 가장 먼저 처리해야 하는 영역이다. 일의 결과가 개인의 핵심역량을 드러내거나 승진/이직에 결정적인 역할을 하기 때문에 잘 처리해야 한다. 방해물들을 제거하고 덩어리 시간을 확보해 하루 일과의 70%는 이 영역의 업무에 할애하길 권한다.

② 중요하지 않고 급한 일

예: 중요하지 않은 이메일 회신, 교통편 예약, 점심 식사 메뉴 선정 등
일상적이고 반복적인 단발성 업무로, 일시적이지만 시간제한이 있어서 무작정 수행하다 보면 내 본연의 업무를 방해받기 쉽다. 가능한 자동화해 빠른 속도로 해버리거나 다른 사람에게 위임하고, 중요한 일에 집중할 수 있도록 에너지를 조절해야 한다. 이 영역의 일들은 최대한 예측/대비/통제하여 하루 10% 이하로 축소하는 게 좋다.

③ 중요하지만 급하지 않은 일

예: 레퍼런스 찾기, 외국어 공부, 업무 네트워킹 맺기, 운동 등
‘미래준비성 업무’로, 당장 성과가 눈에 띄게 나타나지는 않지만 개인과 조직의 미래를 위해 꼭 수행해야 하는 장기적 과업이다. 큰 업무 성과로 이어질 수 있고 추후 영향력 있는 결과를 가져올 중요한 일들이지만, 시간의 압박이 없기 때문에 간과하거나 놓치기 쉽다. 하루 일과의 15% 정도는 미래준비성 업무에 할애하길 권한다.

④ 중요하지도 않고 급하지도 않은 일

예: 업무 외적인 인물과의 식사, 인터넷 서핑, 개인 SNS 업로드나 댓글 달기 등
다른 영역의 일을 모두 마친 뒤에 처리해도 괜찮은 활동으로, 중요하고 긴급한 일에 몰입할 시간을 빼앗는다. 실제로, 일하다가도 SNS 메시지나 사내 메신저가 팝업창에 뜨면 곧장 확인해야 하고, 메일과 소셜미디어를 습관처럼 확인하는 직장인이 많다. 한번 딴짓을 시작하면 다시 업무에 집중하기까지 꽤 시간이 걸린다. 당연히 일은 더 오래 걸리고 스트레스도 더 받는 만큼, 업무시간에는 이 영역의 활동은 가급적 제거해야 한다.